Você é uma empresa de comércio? Aprenda a usar o emissor de notas fiscais gratuito disponibilizado pelo SEFAZ Maranhão!

O que é Nota Fiscal Eletrônica de mercadoria?

É um documento emitido e armazenado eletronicamente com informações relacionadas a operações efetuadas. Seja: Compra de produtos, vendas, bonificações, devoluções entre outras;

Existe uma confusão comum onde o contribuinte acredita que a Danfe e NFe são o mesmo documento, contudo, o que é realmente válido é o XML, arquivo gerado com a emissão da nota contendo a assinatura do certificado digital e com todas as informações necessárias para escrituração e controle das operações realizadas;

O Danfe ( nota impressa) por outro lado não contém todas as informações, na verdade detém somente dados informativos de identificação, a natureza da operação, valores e descrição de produtos.

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O fim do emissor gratuito disponibilizado pelo SEFAZ SP

Existem uma série de vendedores que disponibilizam o software para emissão das notas fiscais cobrando uma taxa mensal e até mesmo anual para que os emitentes mantenham o programa instalado, além disso, eles cuidam da manutenção do mesmo.

De qualquer modo, existia o emissor gratuito disponibilizado pelo SEFAZ SP. Infelizmente em 31/12/2016 foi descontinuado, pois de acordo com o órgão público 95 % dos emitentes não utilizavam o emissor, logo o mesmo fazia- se desnecessário

Atendendo a pedidos de muitos contribuintes que faziam uso do emissor gratuito, o SEFAZ do Maranhão deu continuidade no software e desde 01/01/2017 e realiza atualizações constantemente, de modo que segue as notas técnicas que são emitidas pelo ENCAT.

Para realizar o Download do software, segue link abaixo:

http://portal.sefaz.ma.gov.br/portalsefaz/jsp/pagina/pagina.jsf?codigo=4084

Emitindo notas fiscais

Emitir notas fiscais é algo simples mas inicialmente pode ser complexo, por isso é importante ter o auxílio de um profissional ( contador, analista de escrita fiscal ou auxiliar fiscal) que acompanhe as emissões ao menos das primeiras notas pois a inabilidade com o sistema poderá causar erros.

Abaixo, segue um tutorial de emissão:

Após realizar o download, deve – se abrir o programa e preencher os dados do emitente, no caso a empresa que emitirá as notas fiscais, posteriormente clicar em incluir;

Na seta azul o contribuinte pode utilizar o logo da empresa que sairá impresso na DANFE;

Deve-se criar cadastros de clientes ou seja destinatários dos produtos, este menu o permitirá que o emitente cadastre os dados de cada cliente e assim mantê-los em sua base de dados; evitando assim digitar frequentemente a mesma informação;

Deve- se criar também cadastros dos produtos e de transportadoras no mesmo menu:

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Quanto ao cadastro de produtos, existem itens que precisam de atenção:

Código: O código refere-se a numeração do produto cadastrado

A descrição: Refere-se as informações pertinentes do produto

O NCM: É a nomenclatura de comercialização do mercosul, ela é a mesma em todo território nacional, e pode ser copiada da nota que recebeu na entrada. Entretanto, é importante conferir se o seu fornecedor utilizou o NCM correto, mas em caso de dúvidas deve-se consultar o seu contador.

O CFOP: é o código que definirá qual a natureza da operação, em nosso blog há um artigo específico para auxiliá-lo a selecionar o CFOP para a atividade realizada, de qualquer forma, em casos de dúvidas poderá consultar também o seu contador

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Após o cadastro dos itens principais do produto, a parte de tributos também deve ser preenchida, assim como as outras abas;

Em relação a obrigatoriedade do recolhimento de impostos como ICMS, IPI, PIS, COFFINS é variável assim como a alíquota dos mesmos, tudo depende do que está sendo comercializado, qual estado de destino, regime de tributação entre outras informações por isso novamente é importante manter um profissional para auxiliá-lo nesta questão

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Ao finalizar os cadastros, o próximo passo é a emissão

Ao selecionar a empresa abrirá a aba iniciar, e assim inicia-se a emissão

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Os campos que possuem asteriscos são obrigatórios e alguns requerem atenção:

Data e hora de saída: Como o próprio campo diz, é o horário em que o produto sairá da empresa

Natureza da operação: Pode ser venda, remessa, devolução, bonificação, entre outros;

Cupons Fiscais vinculados ao SAT: Para aqueles que tem obrigatoriedade o campo que a seta verde aponta permite a vinculação das notas com o Cupom Sat

Todas as abas solicitaram informações cadastrais e as mesmas deverão ser preenchidas

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E após o preenchimento de todas as abas, deve-se validar a nota.

Ao validar, o campo assinar abrirá e o emitente deverá assinar a nota com o certificado digital.

Após assinatura, deve-se clicar em transmitir e a assim a nota terá validade e por fim estará emitida.

Em suma:

Emitir notas fiscais exigem cuidados mas os principais são:

Atentar-se ao preencher de informações cadastrais;

Identificar corretamente a natureza da operação e utilizar o CFOP correto na classificação;

-Armazenar os arquivos por no mínimo 05 anos;

-Enviar o XML tanto de notas emitidas como recebidas para escrituração fiscal na contabilidade;

Manter um certificado digital ativo seja A1 ou A3 desde que seja E-CNPJ para assinatura das notas.